조합이 개최하는 총회에 직접 참석하기 어려운 조합원들의 참석권과 의결권 등을 보장하기 위해 대부분의 조합이 서면결의서를 제출하는 방식으로 총회에 참석권과 의결권을 행사할 수 있도록 하고 있다.

한편 대법원은 2008. 8. 21 선고 2007다83533,83540 판결을 통해 “서면결의의 방법에 의한 재건축결의에 있어서 재건축결의가 유효하게 성립하기 전까지는 재건축결의에 대한 동의를 철회할 수 있고, 그 철회의 의사표시는 재건축결의에 대한 동의의 의사표시와 마찬가지로 조합규약이나 정관에 다른 정함이 없는 이상 반드시 일정한 절차와 방식에 따라서만 하여야 하는 것은 아니며, 그 철회의 의사를 분명히 추단할 수 있는 행위나 외관이 있는 것으로 충분하다.”라고 판시하였다. 이와 같이 서면결의서를 제출한 조합원은 이를 철회할 수 있다.

그런데 서면결의서 철회는 언제까지 할 수 있을까?

서면결의서 제출에 관하여는 표준정관이 총회 전일까지 서면결의서가 조합에 도착하도록 하고 있고, 대부분의 조합이 표준정관과 동일한 규정을 두고 있다는 점을 고려하면 서면결의서 철회서 역시 총회 전일까지 조합에 도착하여야 하는 것으로 보는 견해가 있을 수 있다.

그러나 이와 같은 정관의 규정은 서면결의서의 제출에 관한 것이지 서면결의서 철회에 관한 사항을 규정하고 있는 것이 아니며, 앞에서 인용한 대법원 판결이 서면결의서 철회에 관해 일정한 절차와 방식이 요구되지 않는다고 판시한 점을 고려하면 서면결의서 철회를 서면결의서 제출과 같이 볼 수는 없을 것이다.

또한 서면결의서 제출 후 총회에 직접 참석하는 조합원들이 총회 장소에서 서면결의서를 철회하고 직접 의결권을 행사하는 것 또한 허용되어야 한다는 점을 고려하면 서면결의서 철회서의 제출 종기를 총회 전일로 보긴 어려울 것이다.

서울북부지방법원 역시 2017. 7. 20 선고 2015가합2229 판결을 통해 “서면결의의 방법에 의한 결의에 있어서 그 결의가 유효하게 성립하기 전까지는 그 결의에 대한 동의를 철회할 수 있고, 그 철회의 의사표시는 결의에 대한 동의의 의사표시와 마찬가지로 조합규약이나 정관에 다른 정함이 없는 이상 반드시 일정한 절차와 방식에 따라서만 하여야 하는 것은 아니며, 그 철회의 의사를 분명히 추단할 수 있는 행위나 외관이 있는 것으로 충분하다. 원고들이 주장하는 위 정관 규정은 서면결의서의 제출시한에 대한 규정일 뿐 서면결의 철회시한과 관련된 규정은 아니다. ”라고 설시하며, “서면결의 철회서가 총회 당일(결의 전) 피고 조합에 도달한 이상 그 철회는 유효하다.”고 판시한 바 있다.

따라서 정관 등에 서면결의서 철회서 제출의 종기나 방식 등에 관한 특별한 규정을 두고 있지 않은 이상 서면결의서 철회서는 총회 당일(결의가 성립되기 전까지)에 제출되더라도 서면결의 내용의 철회로서 효력을 갖는다고 할 것이다.

한편 조합이 총회 준비 등을 이유로 조합 사무실의 출입을 막아 서면결의서 철회서를 접수받지 않는 경우가 발생할 수 있을 것이다. 이와 같은 경우 서면결의서 철회서를 조합 사무실의 문틈을 통해 밀어 넣어 둘 경우 서면결의서에 대한 철회가 이루어진 것일까?

의사표시는 사회통념상 상대방이 그 내용을 알 수 있는 객관적인 상태에 놓임으로써 도달되었다고 할 것이고, 상대방의 방해 행위로 부득이 문틈으로 서면결의서 철회서를 제출하였다면, 이와 같은 방식으로 서면결의서 철회서를 제출하더라도 이는 서면으로 한 의사표시에 대한 철회의 효력을 갖는다고 할 것이다.

또한 ‘조합원은 서면 또는 일정한 경우에 해당하는 대리인(배우자.직계존비속.형제자매 등)을 통하여 의결권을 행사할 수 있다.’라는 취지의 정관의 규정이 있더라도, 이는 서면결의서 철회서를 작성한 본인이 다른 조합원을 통해 이를 제출하도록 하는 것을 금지하거나 서면결의서 철회서의 제출자의 자격을 제한하는 규정을 볼 수 없으므로 본인이 작성한 서면결의서 철회서를 다른 자를 통해 전달하도록 한 것 역시 적법한 서면결의서 철회서의 제출이 된다고 할 것이다.